Hòa giải xung đột tại nơi làm việc

Tình huống

Một ngày nọ, Tanaka-san và Yamada-san, hai thành viên trong nhóm của bạn tại phòng ban, đang cãi vã do mâu thuẫn ý kiến. Với tư cách là cấp trên của họ, bạn cần hòa giải tình huống này và khôi phục mối quan hệ làm việc suôn sẻ. Hãy lắng nghe ý kiến của mỗi bên và cùng tìm ra giải pháp.

Đối thoại

伊藤: 田中さん、山田さん、少しお話はなしがありますか。最近さいきん、お二人ふたりの間あいだで意見いけんの食くいい違ちがいがあると聞ききました。何なにかありましたか。

Itou: Tanaka-san, Yamada-san, sukoshi o-hanashi ga arimasu ka. Saikin, o-futari no aida de iken no kuichigai ga aru to kikimashita. Nani ka arimashita ka.

Itou: Tanaka-san, Yamada-san, tôi có thể nói chuyện với hai bạn một chút được không? Gần đây, tôi nghe nói hai bạn có một số bất đồng. Có chuyện gì đã xảy ra vậy?

田中: はい、部長ぶちょう。実じつは、山田やまださんの資料しりょうの締切しめきりが守まもられず、私わたしの作業さぎょうに遅おれが出でてしまったんです。

Tanaka: Hai, Buchou. Jitsu wa, Yamada-san no shiryō no shimekiri ga mamorarezū, watashi no sagyō ni ore ga dete shimatta n desu.

Tanaka: Vâng, Trưởng phòng (BỘ TRƯỞNG). Thực ra, Yamada-san đã không hoàn thành tài liệu đúng hạn (THIẾT THỜI), khiến công việc của tôi bị chậm trễ.

山田: 部長ぶちょう、それは私わたしも悪わるいと思おもっています。急いそぎの案件あんけんが重かさなってしまって、優先順位ゆうせんじゅんいを付つけるのが難むずかしかったんです。

Yamada: Buchou, sore wa watashi mo warui to omotte imasu. Isogi no anken ga kasanatte shimatte, yūsen jun'i o tsukeru ga muzukashikatta n desu.

Yamada: Trưởng phòng, tôi cũng thấy đó là lỗi của mình. Nhiều dự án (ÁN KIỆN) khẩn cấp dồn dập, nên rất khó để ưu tiên (ƯU TIÊN THUẬN VỊ).

伊藤: なるほど。山田やまださん、大変たいへんでしたね。田中たなかさん、状況じょうきょうは理解りかいできますが、締切しめきりが守まもられないのは困こまりますね。

Itou: Naruhodo. Yamada-san, taihen deshita ne. Tanaka-san, jōkyō wa rikai dekimasu ga, shimekiri ga mamorarenai no wa komarimasu ne.

Itou: Tôi hiểu rồi. Yamada-san, chắc bạn đã rất vất vả. Tanaka-san, tôi hiểu tình hình (TRẠNG HUỐNG), nhưng việc không tuân thủ thời hạn (THIẾT THỜI) thì có vấn đề.

田中: はい。事前じぜんに連絡れんらくがあれば、こちらも対応たいおうできたのですが。

Tanaka: Hai. Jizen ni renraku ga areba, kochira mo taiou dekita no desu ga.

Tanaka: Vâng. Nếu đã có liên lạc (LIÊN LẠC) từ trước (SỰ TIỀN), tôi đã có thể điều chỉnh (ĐỐI ỨNG) bên mình.

山田: それは申もうし訳わけありません。忙いそがしさに追おわれて、そこまで気きが回まわりませんでした。

Yamada: Sore wa mōshiwake arimasen. Isogashisa ni owarete, soko made ki ga mawari masen deshita.

Yamada: Tôi xin lỗi về điều đó. Vì quá bận rộn, tôi đã không nghĩ xa đến vậy.

伊藤: 分わかりました。今後こんご、このようなことがないように、どうすればよいでしょうか。山田やまださん、何かなにか改善策かいぜんさくはありますか。

Itou: Wakarimashita. Kongo, kono yō na koto ga nai yō ni, dō sureba yoi deshou ka. Yamada-san, nani ka kaizen saku wa arimasu ka.

Itou: Tôi hiểu rồi. Để tránh tình trạng này xảy ra trong tương lai (KIM HẬU), chúng ta nên làm gì? Yamada-san, bạn có ý tưởng cải thiện (CẢI THIỆN SÁCH) nào không?

山田: はい。締切しめきりが厳きびしい場合ばあいや、遅おくれそうな場合ばあいは、早はやめに田中たなかさんに相談そうだんし、部長ぶちょうにも報告ほうこくするようにします。

Yamada: Hai. Shimekiri ga kibishii baai ya, okuresō na baai wa, hayame ni Tanaka-san ni sōdan shi, Buchou ni mo hōkoku suru yō ni shimasu.

Yamada: Vâng. Nếu thời hạn (THIẾT THỜI) gấp hoặc có khả năng chậm trễ, tôi sẽ sớm thảo luận (TƯƠNG ĐÀM) với Tanaka-san và cũng sẽ báo cáo (BÁO CÁO) với Trưởng phòng.

田中: それなら、私わたしも安心あんしんできます。もし可能かのうであれば、他ほかの誰だれかに手伝てつだってもらうなどの調整ちょうせいも検討けんとうできます。

Tanaka: Sore nara, watashi mo anshin dekimasu. Moshi kanō de areba, hoka no dareka ni tetsudatte morau nado no chōsei mo kentō dekimasu.

Tanaka: Nếu vậy, tôi cũng sẽ yên tâm (AN TÂM). Nếu có thể (KHẢ NĂNG), chúng ta cũng có thể xem xét (KIỂM THẢO) các điều chỉnh (ĐIỀU CHỈNH) như nhờ người khác giúp đỡ.

伊藤: 良よい提案ていあんですね。山田やまださん、今後こんごは早期そうきの情報共有じょうほうきょうゆうをお願ねがいします。田中たなかさん、もし山田やまださんから相談そうだんがあった場合ばあいは、柔軟じゅうなんに対応たいおうしてあげてください。お二人ふたりで協力きょうりょくして乗のり越こえていきましょう。

Itou: Yoi teian desu ne. Yamada-san, kongo wa sōki no jōhō kyōyū o onegai shimasu. Tanaka-san, moshi Yamada-san kara sōdan ga atta baai wa, jūnan ni taiō shite agete kudasai. O-futari de kyōryoku shite norikoete ikimashou.

Itou: Đó là một đề xuất (ĐỀ ÁN) hay. Yamada-san, từ nay về sau (KIM HẬU) hãy vui lòng chia sẻ thông tin (TÌNH BÁO CỘNG HỮU) sớm (TẢO KÌ). Tanaka-san, nếu Yamada-san có thảo luận (TƯƠNG ĐÀM), hãy linh hoạt (NHU NHUYỄN) hỗ trợ (ĐỐI ỨNG) nhé. Hai bạn hãy cùng hợp tác (HIỆP LỰC) để vượt qua khó khăn này.

田中&山田: はい、分わかりました。

Tanaka&Yamada: Hai, wakarimashita.

Tanaka&Yamada: Vâng, chúng tôi đã hiểu.

Từ vựng chính

対立たいりつ (ĐỐI LẬP)

tairitsu

— mâu thuẫn, đối đầu

仲裁ちゅうさいする (TRỌNG TÀI)

chūsai suru

— hòa giải, làm trung gian

意見いけんの食くいい違ちがい (Ý KIẾN THỰC VI)

iken no kuichigai

— bất đồng ý kiến, khác biệt quan điểm

締切しめきり (THIẾT THỜI)

shimekiri

— thời hạn, hạn chót

守まもる (THỦ)

mamoru

— tuân thủ, giữ gìn (ví dụ: thời hạn)

作業さぎょう (TÁC NGHIỆP)

sagyō

— công việc, nhiệm vụ

遅おれ (TRÌ)

okure

— sự chậm trễ

案件あんけん (ÁN KIỆN)

anken

— vấn đề, hạng mục, dự án

優先順位ゆうせんじゅんい (ƯU TIÊN THUẬN VỊ)

yūsen jun'i

— thứ tự ưu tiên

事前じぜん (SỰ TIỀN)

jizen

— trước, từ trước

連絡れんらく (LIÊN LẠC)

renraku

— liên lạc, giao tiếp

対応たいおうする (ĐỐI ỨNG)

taiō suru

— phản ứng, đối phó, xử lý

改善策かいぜんさく (CẢI THIỆN SÁCH)

kaizen saku

— biện pháp/kế hoạch cải thiện

早期そうき (TẢO KÌ)

sōki

— giai đoạn đầu, sớm

情報共有じょうほうきょうゆう (TÌNH BÁO CỘNG HỮU)

jōhō kyōyū

— chia sẻ thông tin

Ghi chú ngữ pháp

「〜と聞きました」 (to kikimashita): Cụm từ này chỉ ra rằng người nói đã nghe thấy điều gì đó, thường được dùng để tường thuật gián tiếp hoặc thông tin nhận được từ nguồn khác. Ví dụ, 「意見の食い違いがあると聞きました。」(Tôi nghe nói có bất đồng ý kiến.)
「〜ず」 (zu): Một liên từ phủ định mang tính trang trọng hoặc văn học, nghĩa là "không làm X" hoặc "mà không làm X". Nó tương tự như 「〜ないで」. Ví dụ, 「締切が守られず」(mà không tuân thủ thời hạn).
「〜てしまう」 (te shimau): Cấu trúc này diễn tả một hành động đã hoàn thành, thường mang sắc thái hối tiếc, rắc rối, hoặc một kết quả không mong muốn. Ví dụ, 「遅れが出てしまったんです。」(Không may là đã xảy ra sự chậm trễ.)
「〜のが難しい」 (no ga muzukashii): Dùng để diễn tả "việc làm gì đó là khó". Chữ 「の」 biến động từ đứng trước thành danh từ. Ví dụ, 「優先順位を付けるのが難しかったんです。」(Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên rất khó.)
「〜ば〜」 (ba~): Một dạng điều kiện có nghĩa là "nếu X, thì Y". Nó kết nối hai mệnh đề, trong đó mệnh đề thứ nhất đặt ra điều kiện cho mệnh đề thứ hai. Ví dụ, 「連絡があれば」(Nếu có liên lạc).
「〜ようにします」 (yō ni shimasu): Cụm từ này diễn tả sự nỗ lực hoặc ý định biến điều gì đó thành thói quen hoặc cố gắng làm điều gì đó. Ví dụ, 「報告するようにします。」(Tôi sẽ cố gắng báo cáo.)

Ghi chú văn hóa

Trong môi trường làm việc ở Nhật Bản, tinh thần hòa hợp (和 - WA) được coi trọng đặc biệt. Đây là một tư tưởng thiết yếu để duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong công sở và hợp tác tiến hành công việc một cách suôn sẻ. Vì vậy, xu hướng là tránh tối đa sự đối đầu trực tiếp hoặc xung đột ý kiến.

Ngay cả khi phát sinh vấn đề, đặc điểm của Nhật Bản là rất coi trọng việc giải quyết một cách êm đẹp. Khi cấp trên hòa giải mâu thuẫn giữa các cấp dưới, họ thường lắng nghe kỹ lưỡng ý kiến của cả hai bên, sau đó tìm kiếm giải pháp dựa trên sự thật khách quan mà không để cảm xúc xen vào. Ngoài ra, lời xin lỗi không chỉ là việc thừa nhận lỗi lầm mà còn là hành động quan trọng thể hiện thiện chí tích cực trong việc hàn gắn mối quan hệ. Có thể nói, việc tôn trọng lập trường của nhau và cùng nhau hướng tới một giải pháp tích cực là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tại nơi làm việc ở Nhật Bản.

Luyện tập

Gợi ý để luyện tập đoạn hội thoại này:

Đóng vai: Hãy thay phiên nhau đóng vai Itou, Tanaka và Yamada. Cố gắng thể hiện cảm xúc tự nhiên, đồng thời tưởng tượng tâm trạng của từng nhân vật.
Luyện tập thay thế: Hãy thay thế những từ in đậm dưới đây bằng các gợi ý thay thế để luyện tập hội thoại.
Thay 「締切が守られず」 bằng 「報告書の内容が不十分で」 (nội dung báo cáo không đầy đủ).
Thay 「急ぎの案件が重なってしまって」 bằng 「他の部署との連携がうまくいかず」 (việc phối hợp với các phòng ban khác không suôn sẻ).
Thay 「早期の情報共有」 bằng 「定期的な進捗報告」 (báo cáo tiến độ định kỳ).
Tình huống ứng dụng: Hãy thử tạo một đoạn hội thoại mới dựa trên tình huống xử lý khiếu nại từ khách hàng mà nhóm có ý kiến trái chiều. Tham khảo ví dụ hội thoại này để xây dựng cách hòa giải.