Tình huống
Tanaka đã nhầm lẫn thời hạn nộp một tài liệu quan trọng và phải báo cáo với cấp trên của mình, Yamada. Anh ấy sẽ thành thật thú nhận lỗi lầm của mình và xin lời khuyên về cách giải quyết.
Đối thoại
田中: 山田さん、お話があります。
Tanaka: Yamada-san, ohanashi ga arimasu.
Tanaka: Yamada-san, tôi muốn nói chuyện một chút ạ.
山田: どうしましたか、田中さん。
Yamada: Doushimashita ka, Tanaka-san.
Yamada: Có chuyện gì vậy, Tanaka-san?
田中: 大変申し訳ございません。私の確認不足で、Aプロジェクトの書類の提出期限を間違えてしまいました。
Tanaka: Taihen moushiwake gozaimasen. Watashi no kakuninbusoku de, A purojekuto no shorui no teishutsukigen o machigaete shimaimashita.
Tanaka: Tôi vô cùng xin lỗi. Do xác nhận bất túc (thiếu sót trong việc kiểm tra) của mình, tôi đã nhầm lẫn thời hạn nộp tài liệu của Dự án A.
山田: 提出期限を間違えた？ それは困りますね。いつまででしたか？
Yamada: Teishutsukigen o machigaeta? Sore wa komarimasu ne. Itsu made deshitaka?
Yamada: Nhầm thời hạn nộp ư? Điều đó thật phiền phức. Hạn chót là khi nào vậy?
田中: 本日まででした。すでに期限が過ぎてしまいました。
Tanaka: Honjitsu made deshitaka. Sude ni kigen ga sugite shimaimashita.
Tanaka: Hạn chót là bản nhật (hôm nay). Thời hạn đã trôi qua rồi ạ.
山田: そうですか。何か対処法はありますか？
Yamada: Sou desu ka. Nani ka taishohou wa arimasu ka?
Yamada: Vậy sao. Chúng ta có cách giải quyết nào không?
田中: はい。今すぐ先方に連絡し、遅れても提出させていただけるようにお願いしてみます。
Tanaka: Hai. Ima sugu senpou ni renraku shi, okuretemo teishutsu sasete itadakeru you ni onegai shitemimasu.
Tanaka: Vâng. Tôi sẽ liên lạc với bên tiên phương (đối tác) ngay lập tức và xin họ cho phép nộp muộn ạ.
山田: わかりました。それが最善ですね。もし難しければ、すぐにまた報告してください。
Yamada: Wakarimashita. Sore ga saizen desu ne. Moshi muzukashikereba, sugu ni mata houkoku shite kudasai.
Yamada: Tôi hiểu rồi. Đó có lẽ là cách tối thiện (tốt nhất). Nếu có khó khăn gì, hãy báo cáo lại cho tôi ngay.
田中: はい、かしこまりました。ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございません。
Tanaka: Hai, kashikomarimashita. Go-meiwaku o okake shite, makoto ni moushiwake gozaimasen.
Tanaka: Vâng, tôi đã hiểu ạ. Thành thật xin lỗi vì đã gây phiền toái.
山田: 次からは気を付けてくださいね。今後はダブルチェックを徹底するようにしてください。
Yamada: Tsugi kara wa ki o tsukete kudasai ne. Kongo wa daburuchekku o tettei suru you ni shite kudasai.
Yamada: Lần sau hãy cẩn thận hơn nhé. Từ nay về sau, hãy triệt để kiểm tra chéo (double-check) mọi thứ.
田中: はい、肝に銘じます。
Tanaka: Hai, kimo ni meijimasu.
Tanaka: Vâng, tôi sẽ khắc cốt ghi tâm.
山田: では、早急に対応してください。
Yamada: Dewa, soukyuu ni taiou shite kudasai.
Yamada: Vậy thì, hãy tối cấp (khẩn cấp) xử lý vấn đề này.
田中: はい。ありがとうございます。
Tanaka: Hai. Arigatou gozaimasu.
Tanaka: Vâng. Cảm ơn anh.
Từ vựng chính
申し訳ございません
moushiwake gozaimasen
— Tôi rất xin lỗi (trang trọng)
確認不足
kakuninbusoku
— thiếu sót trong việc xác nhận/kiểm tra
書類
shorui
— thư loại (tài liệu)
提出期限
teishutsukigen
— thời hạn đề xuất (nộp)
間違える
machigaeru
— nhầm lẫn/mắc lỗi
困る
komaru
— gặp rắc rối/trong tình thế khó xử
本日
honjitsu
— bản nhật (hôm nay - trang trọng)
期限が過ぎる
kigen ga sugiru
— thời hạn đã qua
対処法
taishohou
— đối xử pháp (cách giải quyết/biện pháp khắc phục)
先方
senpou
— tiên phương (bên còn lại/khách hàng)
連絡する
renraku suru
— liên lạc
最善
saizen
— tối thiện (cách tốt nhất)
報告する
houkoku suru
— báo cáo
ご迷惑をおかけする
go-meiwaku o okake suru
— gây phiền toái
肝に銘じる
kimo ni meijiru
— khắc cốt ghi tâm (ghi nhớ sâu sắc)
Ghi chú ngữ pháp
- 〜てしまいました (~te shimaimashita): Cấu trúc ngữ pháp này diễn tả một hành động đã hoàn thành, thường mang sắc thái hối tiếc, rắc rối hoặc một kết quả không mong muốn. Trong đoạn hội thoại này, Tanaka sử dụng nó để bày tỏ sự hối tiếc vì đã mắc lỗi. Ví dụ, 「財布をなくしてしまいました」 (Saifu o nakushite shimaimashita) nghĩa là 'Tôi đã làm mất ví', thể hiện sự hối tiếc.
- **〜（さ）せていただく (~(sa)sete itadaku): Đây là một cách diễn đạt khiêm nhường được dùng để xin phép hoặc nhận sự giúp đỡ từ người có địa vị cao hơn. Tanaka sử dụng nó khi hỏi liệu anh ấy có thể nộp tài liệu muộn hay không. Ví dụ, 「お手伝いさせていただきます」 (O-tetsudai sasete itadakimasu) nghĩa là 'Tôi xin được phép giúp đỡ anh/chị.'
- 〜ようにする (~you ni suru):** Cụm từ này có nghĩa là "cố gắng làm gì đó" hoặc "nỗ lực làm gì đó." Yamada sử dụng nó để hướng dẫn Tanaka cố gắng kiểm tra chéo kỹ lưỡng. Ví dụ, 「毎日運動するようにしています」 (Mainichi undou suru you ni shite imasu) nghĩa là 'Tôi cố gắng tập thể dục mỗi ngày.'
- かしこまりました (kashikomarimashita): Một cách nói rất lịch sự và trang trọng để nói "Tôi đã hiểu" hoặc "Vâng, chắc chắn rồi," thường được sử dụng khi trả lời cấp trên hoặc khách hàng.
- ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございません (go-meiwaku o okake shite, makoto ni moushiwake gozaimasen): Lời xin lỗi vô cùng trang trọng và lịch sự vì đã gây ra sự bất tiện hoặc rắc rối. Đây là một cách diễn đạt phổ biến trong môi trường kinh doanh.
- 〜不足 (~busoku): Hậu tố này có nghĩa là "thiếu" hoặc "không đủ." Ví dụ, 確認不足 (kakuninbusoku) nghĩa là "thiếu xác nhận" hoặc "kiểm tra không đầy đủ." Một ví dụ khác là 睡眠不足 (suiminbusoku), nghĩa là 'thiếu ngủ'.
Ghi chú văn hóa
Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, lời xin lỗi chân thành cho những sai lầm có tầm quan trọng to lớn. Khi một lỗi xảy ra, thông lệ là phải thông báo ngay cho cấp trên, nhận hoàn toàn trách nhiệm và chủ động đề xuất các giải pháp.
Việc thừa nhận những sai lầm dù nhỏ một cách trang trọng và thể hiện sự hối hận giúp duy trì mối quan hệ bền chặt và lòng tin với cả đồng nghiệp và khách hàng. Trọng tâm thường nằm ở việc bảo vệ sự hòa hợp trong nhóm, điều mà bất kỳ sai sót nào cũng có thể phá vỡ. Do đó, điều quan trọng là phải thể hiện rõ ràng sự hiểu biết về mức độ nghiêm trọng của vấn đề và cam kết vững chắc để ngăn chặn những sự việc tương tự trong tương lai.
Sử dụng kính ngữ (keigo) là điều cần thiết khi nói chuyện với cấp trên hoặc khách hàng, như được minh họa qua các cụm từ của Tanaka như 「申し訳ございません」 và 「かしこまりました」. Việc chủ động đề xuất giải pháp hoặc cách giảm thiểu tác động của sai lầm, thay vì chỉ nêu ra vấn đề, cũng là một phong tục.
Thông thường, một cấp trên như Yamada sẽ đưa ra hướng dẫn và nhấn mạnh việc ngăn chặn tái diễn, thay vì chỉ khiển trách, đặc biệt khi cấp dưới thể hiện sự hối lỗi chân thành và một kế hoạch hành động rõ ràng.
Thực hành
Gợi ý để luyện tập đoạn hội thoại này:
Đóng vai: Luyện tập cả hai vai (Tanaka và Yamada). Chú ý đến giọng điệu và mức độ lịch sự phù hợp cho từng nhân vật. Tập trung vào việc nắm vững các lời xin lỗi và phản ứng thích hợp.
Bài tập thay thế: Thay thế các từ và cụm từ chính để tạo ra các tình huống mới:
Thay vì 「Aプロジェクトの書類の提出期限」, hãy thử 「会議の時間の連絡」 (liên hệ về thời gian họp) hoặc 「お客様へのメールの送信」 (gửi email cho khách hàng).
Thay vì 「間違えてしまいました」, hãy thử 「遅れてしまいました」 (Tôi đã đến muộn) hoặc 「忘れてしまいました」 (Tôi đã quên).
Tình huống biến thể: Hãy tưởng tượng Tanaka phải trực tiếp xin lỗi khách hàng thay vì Yamada. Đoạn hội thoại sẽ thay đổi như thế nào? Những cụm từ nào sẽ trở nên trang trọng hoặc gián tiếp hơn? Hãy thử tạo một đoạn hội thoại ngắn cho tình huống này.