Tình huống
Ông Tanaka, một nhân viên cấp cao, và cô Yamada, một nhân viên cấp dưới, đang chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng với khách hàng. Cuộc thảo luận của họ bao gồm chương trình nghị sự, xem xét các tài liệu cần thiết và một sự thay đổi bất ngờ trong yêu cầu của khách hàng. Họ tập trung vào việc xác định cách phản hồi chuyên nghiệp nhất.
Đối thoại
田中: 山田さん、明日のクライアントとの会議、準備は順調ですか？
Tanaka: Yamada-san, ashita no kuraianto to no kaigi, junbi wa junchou desu ka?
Tanaka: Yamada, việc chuẩn bị của bạn cho cuộc họp với khách hàng ngày mai có thuận lợi không?
山田: はい、田中さん。資料はすべて揃え、発表内容も最終確認しました。
Yamada: Hai, Tanaka-san. Shiryou wa subete soroe, happyou naiyou mo saishuu kakunin shimashita.
Yamada: Vâng, ông Tanaka. Mọi tài liệu đều đã sẵn sàng, và tôi cũng đã xác nhận lần cuối nội dung thuyết trình.
田中: それはよかったです。何か懸念事項はありますか？
Tanaka: Sore wa yokatta desu. Nanika kenen jikou wa arimasu ka?
Tanaka: Tốt rồi. Bạn có điều gì đáng lo ngại không?
山田: 実は、先方の要望が少し変更されたようで、その点についてご相談したいのですが。
Yamada: Jitsu wa, senpou no youbou ga sukoshi henkou sareta you de, sono ten ni tsuite go-soudan shitai no desu ga.
Yamada: Thật ra, có vẻ như yêu cầu của khách hàng đã thay đổi một chút, và tôi muốn tham khảo ý kiến của ông về điểm đó.
田中: なるほど。詳しく聞かせてもらえますか？
Tanaka: Naruhodo. Kuwashiku kikasete moraemasu ka?
Tanaka: Tôi hiểu rồi. Bạn có thể cho tôi biết chi tiết hơn không?
山田: はい。先日メールで「デザインの方向性を再考したい」との連絡がありまして。
Yamada: Hai. Senjitsu meeru de "dezain no houkousei o saikou shitai" to no renraku ga arimashite.
Yamada: Vâng. Mấy hôm trước, tôi nhận được email nói rằng họ muốn "xem xét lại định hướng thiết kế".
田中: デザインの方向性ですか。それは重要な変更になりそうですね。
Tanaka: Dezain no houkousei desu ka. Sore wa juuyou na henkou ni narisou desu ne.
Tanaka: Định hướng thiết kế ư? Có vẻ đây sẽ là một thay đổi quan trọng.
山田: ええ、ですので、明日の会議でどのように対応すべきか、ご意見を伺いたいです。
Yamada: Ee, desu node, ashita no kaigi de dono you ni taiou subeki ka, go-iken o ukagai tai desu.
Yamada: Vâng, vì vậy tôi muốn hỏi ý kiến của ông về cách chúng ta nên xử lý việc này trong cuộc họp ngày mai.
田中: そうですね。まずは先方の真意をしっかり確認し、いくつかの提案を用意しておくべきでしょう。
Tanaka: Sou desu ne. Mazu wa senpou no shin'i o shikkari kakunin shi, ikutsuka no teian o youi shite oku beki deshou.
Tanaka: Đúng vậy. Trước tiên, chúng ta nên xác nhận rõ ràng ý định thật sự của khách hàng và chuẩn bị sẵn một vài đề xuất.
山田: 承知いたしました。いくつかの代替案も準備しておきます。
Yamada: Shouchi itashimashita. Ikutsuka no daitaiian mo junbi shite okimasu.
Yamada: Tôi đã hiểu. Tôi cũng sẽ chuẩn bị một số phương án thay thế.
田中: それと、会議の冒頭で前回の議事録の確認をして、認識のずれがないか確かめてください。
Tanaka: Sore to, kaigi no boutou de zenkai no gijiroku no kakunin o shite, ninshiki no zure ga nai ka tashikamete kudasai.
Tanaka: Ngoài ra, vào đầu cuộc họp, vui lòng xác nhận biên bản cuộc họp trước để đảm bảo không có sự hiểu lầm nào.
山田: はい、かしこまりました。スムーズな進行を心がけます。
Yamada: Hai, kashikomarimashita. Sumuuzu na shinkou o kokorogakemasu.
Yamada: Vâng, tôi đã rõ. Tôi sẽ cố gắng để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
田中: よし、頑張りましょう。成功を祈っています。
Tanaka: Yoshi, ganbarimashou. Seikou o inotte imasu.
Tanaka: Được rồi, chúng ta cùng cố gắng nào. Tôi cầu chúc bạn thành công.
山田: ありがとうございます。頑張ります。
Yamada: Arigatou gozaimasu. Ganbarimasu.
Yamada: Cảm ơn ông. Tôi sẽ cố gắng hết sức.
Từ vựng chính
会議 (HỘI NGHỊ)
kaigi
— cuộc họp
準備 (CHUẨN BỊ)
junbi
— sự chuẩn bị
順調 (THUẬN ĐIỀU)
junchou
— thuận lợi, suôn sẻ
懸念 (HUYỀN NIỆM)事項 (SỰ HẠNG)
kenen jikou
— vấn đề đáng lo ngại
先方 (TIÊN PHƯƠNG)
senpou
— đối tác, khách hàng
要望 (YẾU VỌNG)
youbou
— yêu cầu, nguyện vọng
変更 (BIẾN CẢI)
henkou
— sự thay đổi, điều chỉnh
真意 (CHÂN Ý)
shin'i
— ý định thật sự
提案 (ĐỀ ÁN)
teian
— đề xuất, kiến nghị
用意する (DỤNG Ý)
youi suru
— chuẩn bị, sửa soạn
承知いたしました (THỪA TRI)
shouchi itashimashita
— Tôi đã hiểu/Tiếp thu rồi (trang trọng)
代替案 (ĐẠI THẾ ÁN)
daitaiian
— phương án thay thế
冒頭 (MẠO ĐẦU)
boutou
— phần mở đầu, ban đầu
議事録 (NGHỊ SỰ LỤC)
gijiroku
— biên bản cuộc họp
認識のずれ (NHẬN THỨC)
ninshiki no zure
— sự hiểu lầm, sự khác biệt trong nhận thức
Ghi chú ngữ pháp
- 「〜ようです」/「〜みたいです」(có vẻ/dường như): Dùng để diễn tả sự suy đoán hoặc bề ngoài dựa trên những gì đã thấy hoặc nghe. Trong đoạn hội thoại, 「変更されたようです」 có nghĩa là "dường như đã được thay đổi".
- 「〜について」 (về, liên quan đến): Dùng để chỉ rõ chủ đề thảo luận. 「その点についてご相談したい」 có nghĩa là "Tôi muốn tham khảo ý kiến về điểm đó".
- 「〜て／で＋もらう」 (nhờ ai đó làm gì cho mình, yêu cầu khiêm tốn): Cấu trúc này diễn tả việc nhận được một ân huệ. 「聞かせてもらえますか」 là cách nói lịch sự để diễn đạt "Bạn có thể cho tôi nghe (nó) không?" hoặc "Bạn có thể cho tôi biết không?".
- 「〜べき」 (nên, phải): Diễn tả một khuyến nghị hoặc nghĩa vụ mạnh mẽ. 「用意しておくべきでしょう」 có nghĩa là "bạn nên chuẩn bị sẵn (nó)".
- 「〜を心がける」 (cố gắng, hướng tới): Dùng để diễn tả ý định nỗ lực hướng tới điều gì đó. 「スムーズな進行を心がけます」 có nghĩa là "Tôi sẽ cố gắng để mọi việc tiến triển suôn sẻ".
- 「〜かねる」 (không thể; khó làm): Mặc dù không xuất hiện rõ ràng trong đoạn hội thoại, một cụm từ kinh doanh phổ biến ở trình độ N2 là 「〜いたしかねます」 có nghĩa là "tôi không thể làm..." thường được dùng một cách lịch sự để từ chối một yêu cầu. Ví dụ, 「ご要望にはお応えいたしかねます」 (Tôi không thể đáp ứng yêu cầu của quý vị).
Ghi chú văn hóa
Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, các cuộc họp với khách hàng được tổ chức rất có cấu trúc và luôn đặt nặng sự chuẩn bị, sự lịch sự và sự hiểu biết lẫn nhau. Việc xem xét biên bản cuộc họp từ các phiên trước là điều thông lệ để đảm bảo sự đồng bộ và tránh hiểu lầm. Việc bày tỏ lo ngại hoặc yêu cầu mới một cách lịch sự và gián tiếp, thường sử dụng kính ngữ khiêm tốn (謙譲語 - kenjougo) và kính ngữ tôn kính (尊敬語 - sonkeigo), là rất quan trọng. Ví dụ, Yamada-san không trực tiếp nêu ra vấn đề mà bày tỏ mong muốn "tham khảo ý kiến" ông Tanaka.
Việc chuẩn bị các giải pháp hoặc đề xuất thay thế (代替案) là một thông lệ phổ biến khi đối mặt với những thay đổi bất ngờ, thể hiện sự nhìn xa trông rộng và cách tiếp cận chủ động. Nhân viên cấp dưới, Yamada-san, liên tục sử dụng các hình thức lịch sự như 「〜です・ます」 và tìm kiếm lời khuyên từ cấp trên của mình, ông Tanaka, điều này phản ánh bản chất phân cấp trong các mối quan hệ kinh doanh của Nhật Bản.
Thực hành
Những gợi ý để luyện tập đoạn hội thoại này:
Gợi ý đóng vai:
Luyện tập cả hai vai, luân phiên giữa Tanaka (cấp trên, hướng dẫn) và Yamada (cấp dưới, tìm kiếm lời khuyên).
Cố gắng kết hợp các khoảng dừng tự nhiên và ngữ điệu phù hợp với môi trường kinh doanh.
Bài tập thay thế:
Thay thế 「準備は順調ですか？」 với 「進捗はいかがですか？」 (Tình hình tiến độ thế nào rồi?) hoặc 「何か問題点はありますか？」 (Có vấn đề gì không?).
Thay thế 「変更されたようで」 với 「追加されたとのことで」 (Tôi nghe nói đã được thêm vào) hoặc 「難しいとのお話があり」 (Có thông tin là điều đó khó).
Thay thế 「提案を用意しておくべきでしょう」 bằng 「代替案を考えておく必要がありますね」 (Chúng ta cần nghĩ ra các phương án thay thế).
Tình huống biến thể để thử: Hãy tưởng tượng sự thay đổi yêu cầu của khách hàng nghiêm trọng hơn nhiều, đòi hỏi phải thay đổi hoàn toàn dự án. Tanaka và Yamada sẽ thảo luận các bước tiếp theo như thế nào, bao gồm cả việc có thể phải xin lỗi hoặc đàm phán lại thời gian thực hiện?